Midt i hjertet av Värmland, ligger nyrenoverte Dömle Herrgård, kjent som en luksuriøs destinasjon som tilbyr alt fra spaopphold og bryllup til golfpakker og bedriftsarrangementer. Å håndtere et så bredt spekter av tjenester pleide å være en krevende oppgave – helt til herregården tok i bruk VisBook og BookVisit for å forenkle driften og øke andelen direktebookinger.
I flere år slet Dömle Herrgård med en lappeteppe-løsning av ulike systemer som bremset prosessene og gjorde de daglige oppgavene unødvendig kompliserte. Innføringen av VisBook som et komplett PMS (Property Management System) sammen med BookVisit for netbooking og kanaladministrasjon, har revolusjonert deres tilnærming til gjestfrihet. Resultatet er mer effektiv drift, økt gjestetilfredshet og en markant vekst i direktebookinger.
Alt du trenger – samlet i ett system
Før VisBook ble innført, slet hotellpersonalet daglig med å administrere booking og drift via flere plattformer – én for reservasjoner, en annen for restauranten, og enda en annen for betalinger. Denne tungvinte løsningen førte ofte til flaskehalser og ineffektivitet.
«Vi hadde store problemer med det gamle restaurantsystemet vårt. I resepsjonen klarte vi så vidt å få ting til å fungere, selv om det tok lengre tid, men de største problemene var for restaurantpersonalet. Kassesystemet, integrasjonene – ingenting fungerte sømløst. Vi trengte noe enkelt og effektivt,» forklarer resepsjonssjefen ved Dömle Herrgård.
Nå, med VisBook som det sentrale driftssystemet, arbeider alle avdelinger på samme plattform – enten det er resepsjon, rengjøring, restaurantdrift eller eventkoordinering. Denne integrasjonen har redusert manuelt arbeid betydelig, forbedret kommunikasjonen mellom teamene, og effektivisert de daglige rutinene.
Intuitivt design som forenkler opplæring
En av hovedårsakene til at VisBook har vært så effektivt på Dömle Herrgård, er det intuitive og brukervennlige designet. Opplæring av nye ansatte var tidligere tidkrevende og komplisert, men med VisBook går onboarding raskt og smertefritt.
«Det er uten tvil det enkleste systemet jeg noen gang har lært opp noen i. Jeg har jobbet med mange forskjellige systemer, men med VisBook er nyansatte trygge på systemet i løpet av en uke,» sier resepsjonssjefen.
Konsistens på tvers av ulike bookingtyper – fra konferanser og spapakker til bordreservasjoner – betyr at de ansatte enkelt navigerer i systemet, noe som minimerer feil og forbedrer gjesteopplevelsen.
Maksimerer direktebookinger med BookVisit
Høye provisjonskostnader og tapte mersalgsmuligheter var vanlig når de fleste bookingene kom via OTA-er (Online Travel Agencies). Ved å bruke BookVisit har Dömle Herrgård klart å flytte en stor del av bookingene til sin egen nettside, økt inntektene og fått bedre kontroll over kundekontakten.
«Nå begrenser vi tilgjengeligheten av rom på OTA-er og tilbyr kun rom med frokost der. Hvis gjester ønsker pakker, må de booke direkte. Dette gjør en stor forskjell,» forklarer resepsjonssjefen.
Med BookVisits intuitive pakkebygging tar det bare 5–10 minutter å sette opp nye tilbud med bilder og priser. Denne effektiviteten har hjulpet Dömle Herrgård med å maksimere belegget, øke inntektene og raskt tilpasse seg gjestenes etterspørsel. I tillegg gjør BookVisits integrasjon med markedsføringskampanjer, som Facebook-annonser, det enkelt for gjester å booke temabaserte helger eller spesialpakker direkte.
«Mange av våre temabaserte helger blir fullbooket takket være BookVisit. Når vi kjører Facebook-annonser, kan vi lenke direkte til bookingsiden hvor gjestene ser tilgjengelighet, priser og detaljer med en gang. De kan booke på bare noen få minutter,» sier resepsjonssjefen.
Leverer komplette gjesteopplevelser med integrerte løsninger
Dömle Herrgårds nære samarbeid med lokale bedrifter, som golfklubben ved siden av, drar nytte av den sømløse integrasjonen mellom VisBook og BookVisit. Dette gjør det mulig for gjestene å booke overnatting, måltider og aktiviteter i én samlet prosess.
«Vi samarbeider tett med golfklubben ved siden av. Med BookVisit og VisBook kan gjestene booke alt direkte via oss, og vi håndterer også deres golftider,» forteller resepsjonssjefen.
En lys fremtid med VisBook og BookVisit
Ved å kombinere VisBooks kraftige bookingsystem med BookVisits effektive bookingplattform har Dömle Herrgård ikke bare strømlinjeformet driften, men også økt andelen direktebookinger og inntektene betydelig. Etter hvert som virksomheten vokser, vil denne integrerte løsningen forbli en hjørnestein i deres suksess – og sikre enestående gjesteopplevelser hver eneste dag.
