Flytande på Luleälvens kant i hjärtat av svenska Lappland hittar du Arctic Bath. Känd för sin slående arkitektur, inspirerad av regionens traditionella timmerflottning, erbjuder Arctic Bath lyx i vildmarken – med ett världsklasspa, gastronomi på toppnivå och autentiska nordiska äventyr. 

Arctic Bath erbjuder sina gäster en personligt anpassad vistelse, inklusive noga utvalda aktiviteter som hundspann, pimpelfiske och kulturella upplevelser. Arctic Bath är dessutom en klassisk ”bucket list”-destination, dit gäster reser från hela världen. Detta ställer höga krav på både bokningshantering och gästservice – vilket gör VisBook och BookVisit till oumbärliga verktyg i deras dagliga drift. 

”Vi skräddarsyr varje upplevelse utifrån varje gästs drömmar. Vi samarbetar med över 20 lokala partners och erbjuder allt från snöskoterturer och hundspann till bakning av traditionellt tunnbröd. Vår målsättning är att gästerna ska kunna njuta av allt detta så smidigt som möjligt,” förklarar Lisa Johansson, PR- och marknadschef på Arctic Bath.

”Lyx, för mig, handlar om att överträffa förväntningar.” 

Skräddarsydda system för en unik destination 

Från starten insåg Arctic Bath behovet av ett kraftfullt och flexibelt bokningssystem för att hantera sina komplexa verksamheter. VisBook implementerades nästan omedelbart och gav en central plattform för att hantera boende, spabehandlingar, aktiviteter och restaurangbokningar på ett och samma ställe. 

”VisBook har varit med oss sedan 2020. Systemet fungerar väldigt bra för våra behov. Vi kan boka allt i en och samma plattform, och gästen får en samlad faktura för boende, aktiviteter, transporter och restaurangbesök,” säger Lisa.
”Det gör det också möjligt för oss att få fram de statistikunderlag vi behöver.” 

Med den senaste implementeringen av BookVisit har Arctic Bath ytterligare förbättrat sina möjligheter till direktbokningar, tack vare en visuellt tilltalande och användarvänlig onlinebokningsupplevelse. 

”BookVisit fungerar mer automatiskt, ser bättre ut och är enklare för oss att hantera – både när det gäller att uppdatera tillgänglighet och ta emot bokningar,” förklarar Lisa.
”Kanalhanteringen är också en fantastisk funktion som hjälper oss att undvika överbokningar och hålla allt samlat.” 

Effektivare drift och förbättrad gästupplevelse 

Som en liten och exklusiv anläggning kräver varje gästvistelse på Arctic Bath noggrann planering för att säkerställa en smidig och personlig upplevelse. 

”Det faktum att gästerna kan förboka middagar och luncher via BookVisit hjälper oss mycket i planeringen. Vi har även använt denna funktion för tematiska weekends. BookVisits tillvalsfunktion används av gäster som vill skräddarsy sin vistelse,” berättar Lisa. 

En annan viktig förbättring har varit möjligheten att sälja presentkort online via BookVisits presentkortsfunktion. Detta har både minskat administrationen och gjort presentkorten mer lättillgängliga för kunderna. 

”Vi har alltid sålt mycket presentkort, men att låta gäster köpa dem online är en fantastisk service. Det innebär mindre administration för oss och bättre tillgänglighet för kunden. Dessutom är det enkelt att följa upp och lösa in dem,” säger Lisa. 

Med BookVisit, som möjliggör direktbokningar dygnet runt, kan Arctic Bath nu enkelt hantera bokningar från internationella resenärer i olika tidszoner. 

”BookVisit gör att gäster kan boka även när vårt bokningskontor är stängt. Eftersom vi arbetar med resenärer från hela världen, behöver vi kunna erbjuda service när det passar gästen, oavsett tid på dygnet,” förklarar Lisa. 

När bokningen är gjord ser Arctic Baths team till att varje vistelse skräddarsys genom personlig uppföljning, vilket gör systemet både effektivt och gästanpassat. 

Ett flexibelt system för distansarbete 

En av de största fördelarna med VisBook och BookVisit är hur de möjliggör Arctic Baths upplägg med ett helt distansarbetande sälj- och bokningsteam. 

”Vårt sälj- och bokningsteam arbetar helt på distans. Det är något vi kan göra tack vare att vi har så flexibla system,” säger Lisa.
”Vi kan samarbeta sömlöst trots att vi inte är fysiskt på plats, och vi kan hoppa in när som helst om en bokning behöver hanteras.” 

Dessutom har Arctic Bath sett en positiv inverkan på sitt hållbarhetsarbete, då hela bokningsprocessen nu är digital och eliminerar behovet av utskrivna bekräftelser och pappershantering. 

”Hållbarhet är en av våra kärnvärden, så att all kommunikation mellan oss och gästen sker digitalt är extra värdefullt,” noterar Lisa. 

Framtida expansion med VisBook och BookVisit 

Framöver planerar Arctic Bath att expandera med nya faciliteter för små konferenser, yogaretreats och liknande evenemang.
Detta kommer att kräva ytterligare funktioner för bokningar, men Lisa är övertygad om att VisBook kommer att klara det. 

”Vi är i ett tidigt skede av planeringen för en ny byggnad intill hotellet. Den ska användas för små, exklusiva konferenser, yogaretreats och liknande. Det är lite annorlunda än vår nuvarande verksamhet, men baserat på våra erfarenheter är jag säker på att VisBook kommer att fungera utmärkt,” säger hon. 

Arctic Baths unika och starkt personligt anpassade gästupplevelse kräver ett lika genomtänkt boknings- och driftssystem.
Med VisBook som bas för hotellverksamheten och BookVisit som optimerar direktbokningarna, har Arctic Bath kunnat leverera lyxiga upplevelser, förbättra effektiviteten och öka intäkterna. 

Oavsett om det handlar om att hantera komplexa gästprogram, boka aktiviteter hos lokala partners eller erbjuda gäster över hela världen möjligheten att boka dygnet runt, har VisBook och BookVisit gett Arctic Bath en flexibel och kraftfull lösning som stöttar deras fortsatta tillväxt. 

När Arctic Bath utvecklar nya erbjudanden och upplevelser kommer dessa verktyg att förbli kärnan i deras förmåga att leverera smidig och exklusiv gästfrihet.