Visit Group, det digitala ekosystemet för rese- och turismbranschen, är glada att officiellt kunna kommunicera ett nytt samarbete med Ästad Vingård, en av Sveriges främsta spa- och vindestinationer. Samarbetet introducerar nya initiativ som nyttjar de kombinerade möjligheterna i VisBook och BookVisit, två av Visit Groups plattformslösningar. Genom att implementera VisBook och BookVisit automatiserar Ästad Vingård sina processer, vilket ger personalen möjlighet att ägna mer tid åt att förbättra gästupplevelsen ytterligare.
Beläget i det idylliska landskapet i södra Sverige, har Ästad Vingård utvecklats till en premiumdestination sedan tre syskon tog över gården 2010. Gården kombinerar hållbar vinodling, avkopplande spa och Michelinrestaurangen ”Äng”.
”Hållbarhet är kärnan i allt vi gör på Ästad Vingård, en princip som genomsyrar varje aspekt av vår verksamhet,” förklarar Edvin Elghag, hotellchef på Ästad Vingård. Han betonar vidare att Sinnenas Spa, inspirerat av Åkulla bokskogar, är ett uttryck för deras åtagande att erbjuda unika och hållbara upplevelser, tillägger Edvin.
Jakten på en ny mjukvara för hotellhantering
Jakten på en ny mjukvara för hotellhantering har pågått i flera år hos Ästad Vingård. Edvin förklarar att det gamla systemet upplevdes som långsamt, buggigt och ologiskt, vilket gjorde det svårt att arbeta med.
Med detta i åtanke inledde Edvin och resten av teamet jakten på ett nytt system som var modernt, framtidssäkert och innovativt. Ett annat mycket viktigt kriterium var att automatisera manuella processer så att personalen kunde spara mer tid och fokusera ännu mer på att leverera en bra service till gästerna. Edvin förklarar hur de önskade sig ”en onlinebokning som är så bra och effektiv att gästerna inte längre tycker att det lättare att ringa eller mejla istället.”
Att hitta en lösning som mötte deras behov
Sökandet efter en ny mjukvara tog slut när Ästad Vingård bestämde sig för Visit Groups plattformslösningar VisBook och BookVisit.
BookVisit erbjuder en smidig och effektiv bokningsupplevelse för gästerna och en omfattande affärsutvecklingsplattform som är utformad för att automatisera och effektivisera bokningar. ”Det är avgörande att våra gäster enkelt och intuitivt kan boka sina vistelser online, vilket BookVisit möjliggör,” noterar Edvin.
VisBook är ett komplett hotellsystem som gör det möjligt för personalen att hantera alla delar av verksamheten på en enda plattform.
”Med VisBook får vi ett framtidssäkert system med omfattande funktionalitet och tillgång till API, vilket gör att vi kan automatisera våra processer”, förklarar Edvin. Denna automatisering gör att personalen kan ägna mer tid åt att skapa minnesvärda upplevelser för gästerna. ”Mindre tid framför datorn innebär att vi kan spendera mer tid på att ta hand om våra gäster,” tillägger han.
Edvin förklarar vidare att de letade efter en lösning där alla delar av deras verksamhet, från POS till onlinebokning, kunde fungera smidigt tillsammans. Han lyfter fram fördelen med att BookVisit och VisBook är nära integrerade, vilket säkerställer realtidssynkronisering av data. För en anläggning som Ästad Vingård, med sitt spa, restaurang, vingård och boenden, är det avgörande för att bibehålla en premiumupplevelse och operativ effektivitet med flexibla system som integrerar alla delar av verksamheten sömlöst.
”Vi strävar efter att skapa en genuin premiumupplevelse för våra gäster, där våra vingårdar, mat och spa utgör hjärtat av varje besök. Genom att introducera BookVisit och VisBook kommer vi att ytterligare förbättra och förfina denna upplevelse,” säger Edvin.
Visit Group-synergin
En viktig faktor som påverkade deras beslut att välja Visit Groups lösningar var den sömlösa integrationen mellan BookVisit och VisBook. ”Det faktum att dessa system är så väl integrerade hade en jättestor påverkan i vårt beslut. Att veta att BookVisit och VisBook fungerar smidigt tillsammans gjorde att vi kände oss mer trygga i vårt val,” förklarar Edvin. Han tillägger att den starka integrationen har gjort det enklare för dem att hantera sin verksamhet utan de utmaningar de kan ha mött med mindre sammanhängande system.
Tre månader med BookVisit & VisBook
Edvin reflekterar över de första tre månaderna med BookVisit och VisBook på Ästad Vingård. Han förklarar att förväntningarna var höga och att båda lösningarna har haft en positiv påverkan på deras verksamhet och gästservice.
En av de mest märkbara förändringarna är minskningen av mejl och manuellt arbete. Jämfört med föregående år hanterar personalen på Ästad Vingård nu betydligt färre mejl och repetitiva arbetsuppgifter, tack vare plattformarnas automatiseringsmöjligheter. Edvin påpekar att detta har gjort att de kan fokusera mer på gästservice, med tryggheten att systemen effektivt hanterar eventuella problem.
Automatiseringen av processer har resulterat i mycket tidsbesparing, och Edvin uppskattar att de sparar tre till fem minuter per bokning som de tidigare använde på att kontrollera och vidta åtgärder för varje bokning. Denna extra tid gör att personalen kan fokusera mer på att förbättra gästupplevelsen, vilket gör hela bokningsprocessen mer effektiv.
När det gäller gästupplevelsen lyfter Edvin fram att det nu är mycket enklare för gästerna att jämföra priser och dra nytta av bättre erbjudanden. Gäster kan också ändra eller avboka sina bokningar och lägga till extra tjänster utan att personalen behöver vara involverad, vilket effektiviserar processen för alla.
På den operativa sidan har dagliga uppgifter blivit smidigare och snabbare, särskilt med POS-systemet, som har gjort utcheckningen snabbare. Även restaurangbokningssystemet har förbättrats, med flexibiliteten att enkelt kunna göra justeringar i bordskartan. Användningen av surfplattor för gästincheckning på restaurangen har också varit en ny och användbar funktion som möjliggör datastyrning i realtid.
Vidare expansion mot Skåne
Ästad Vingård har även påbörjat planeringen av en ny hotelldestination med spa strax utanför Malmö, kallad Projekt Wärby. Miljöerna och förutsättningarna liknar mycket dem kring Ästad, med vackra lantliga miljöer och bokskogar som inbjuder till vandring. ”Vi är i planeringsstadiet för Wärby och ser fram emot att öppna mellan 2027 och 2028,” avslöjar Edvin.
Om Visit Group
Visit Group grundades i Göteborg 1999. Med 200 anställda i sju länder och 2 500 kunder i 25 länder är gruppen ett ledande SaaS-företag inom gästfrihet i Nordeuropa. Med sin samarbetsplattform för handel betjänar gruppen leverantörer av alla typer av boenden, skidorter, aktiviteter, dagsturer, temaparker, museer, DMO, färjebolag samt återförsäljare och agenter. Visit Groups plattform optimerar kundernas försäljning, dynamisk paketering, distribution och operativ effektivitet. För att lära dig mer om Visit Group, besök visitgroup.com.
Om Ästad Vingård
Ästad Vingård är en av Sveriges främsta spa- och vindestinationer, känd för sin unika kombination av avkopplande spabehandlingar, prisbelönt vin och enastående matupplevelser. Beläget i en idyllisk miljö nära Åkullas bokskogar, erbjuder Ästad Vingård en genuin och hållbar premiumupplevelse för sina gäster.
Om VisBook
VisBook är en ledande leverantör av hotellsystem som erbjuder en komplett lösning för hotellverksamheter. Med fokus på enkelhet och funktionalitet hjälper VisBook sina kunder att optimera sina interna processer och erbjuda en överlägsen gästupplevelse.
Om BookVisit
BookVisit är Nordens ledande affärsutvecklingsplattform för hotell- och turismbranschen, specialiserad på direktbokningar och onlineförsäljning. Med det primära målet att hjälpa våra kunder att utveckla sin verksamhet, skapa operationell effektivitet och i slutändan tjäna mer pengar. BookVisit grundades 2012 och är en del av Visit Group.
