Jula Hotell är en växande hotellkedja med fem unika destinationer: Skara Konsthotell, Skara Stadshotell, Gyllene Uttern i Gränna, Gysinge Herrgård och Skara Stadscamping.

Varje anläggning speglar sin omgivnings karaktär – oavsett om det handlar om konst och kultur, stadspuls, historisk charm, natursköna miljöer eller familjevänlig rekreation – samtidigt som de alla håller samma fyrstjärniga standard när det gäller kvalitet, gästfrihet och gemenskap.

Tillsammans berättar hotellen olika historier men delar samma löfte: personlig service, höga standarder och minnesvärda upplevelser för varje gäst.

När Jula Hotell bytte till VisBook – som sömlöst integreras med deras internetbokningsmotor och channel manager BookVisit, båda delar av Visit-ekosystemet – märktes snabbt tydliga förbättringar. Administrationstiden minskade med cirka 25 %, och de direkta bokningarna via den egna webbplatsen ökade med 15 %.

Innan bytet till VisBook använde Jula Hotell HotSoft som PMS, men upplevde flera begränsningar. Jenny Moore, Sales Manager på Jula Hotell, berättar att systemet ”krävde många separata tillägg och integrationer för att fungera som ett komplett system”, vilket gjorde arbetet onödigt komplext.

”Vi behövde en lösning som kunde ge oss en komplett överblick – från bokning till rapportering – utan att vi behövde hantera flera olika system,” förklarar hon.

Även kostnaden var en utmaning. ”Tidigare betalade vi för flera olika system – ett för hotellet, ett för restaurangen, ett för konferens och ett för kassasystemet – vilket både var dyrt och svårhanterligt.” Med VisBook betalar Jula Hotell istället ”för ett komplett system där allt ingår.”

Jenny lyfter även fram prissättningen baserad på intäkter: ”Det är perfekt för oss som är en säsongsverksamhet med stora variationer i beläggning under året. Det är både kostnadseffektivt och rättvist.”

Implementeringen av VisBook gick snabbt och smidigt. Jenny beskriver onboarding-processen som tydlig och stöttande, och personalen kom snabbt in i arbetet tack vare systemets logiska struktur.

”Vi kunde arbeta fullt ut efter kort tid, utan att verksamheten påverkades,” säger hon. Även vid mindre utmaningar var VisBooks team snabbt på plats. ”Det påverkade aldrig driften, vilket visar hur stabilt och pålitligt systemet är – även under implementeringen.”

Efter 12 månader med VisBook ser Jula Hotell tydliga resultat. ”Administrationstiden har minskat med omkring 20–25 %. Bara i reception och bokning sparar vi flera timmar varje vecka tack vare enklare hantering, automatiserade processer och tydliga rapporter,” berättar Jenny.

Hon betonar värdet av att ha hotell, restaurang, konferens och kassasystem i ett och samma system: ”Det sparar tid och minimerar risken för fel.”

Kombinationen av VisBook och BookVisit har också stärkt försäljningen. ”De direkta bokningarna har ökat med cirka 15 %. Det förbättrar både lönsamheten och gästrelationerna.”

Jenny berättar också att paketförsäljningen har vuxit markant: ”BookVisit och dess integration med VisBook gör det mycket enklare att skapa, sälja och marknadsföra paket – särskilt via vår egen webbplats. Det gör att vi kan arbeta strategiskt och säsongsbaserat med våra produkter.” Totalt har omsättningen ökat med omkring 10 %, mycket tack vare högre intäkt per gäst.

När alla avdelningar arbetar i samma system har Jula Hotell lyckats eliminera silos och minska risken för misstag. Jenny förklarar:
”Det har gjort enorm skillnad – särskilt för konferenser, event och bröllop, där administrationstiden har minskat drastiskt. När all information finns samlad i ett system minskar risken för missförstånd mellan avdelningarna.”

Även faktureringen har förbättrats. ”Alla debiteringar från restaurang, bar och andra avdelningar sker direkt i samma system, så allt samlas korrekt på gästnotan. Det minskar risken för fel vid utcheckning och ger en smidigare, mer professionell upplevelse för gästen – något som tydligt har ökat gästnöjdheten.”

Personalen har snabbt tagit till sig VisBook i sitt dagliga arbete. Jenny berättar att de ”särskilt uppskattar bokningskalendern och hur enkelt det är att få en överblick över beläggningen.”

”De gillar också hur smidigt det är att hantera tillägg, paket och prissättning, och att informationen automatiskt uppdateras mellan avdelningarna. Det minimerar risken för missförstånd och dubbelarbete.”

Till hotell som fortfarande använder HotSoft är Jennys råd tydligt:
”Gör det. VisBook är ett modernt, komplett och användarvänligt system som verkligen sparar tid och förenklar vardagen. Framför allt får man en engagerad partner som lyssnar och utvecklar systemet tillsammans med sina kunder.”

Hon lyfter särskilt fram fördelarna för hotell med flera avdelningar:
”För hotell som arbetar mycket med konferenser, eller har flera avdelningar som restaurang, bar eller spa, är det ovärderligt att ha ett komplett system där all information samlas på ett ställe. Det gör att alla arbetar med samma uppdaterade information, vilket förenklar kommunikationen och säkerställer en smidig gästresa. Det är en investering som snabbt betalar sig – i effektivitet, kvalitet och gästnöjdhet.”

För Jula Hotell var bytet till VisBook mer än bara ett systembyte – det var ett viktigt steg i deras digitala utveckling.
”VisBook och BookVisit hjälper oss att leverera en mer professionell och sammanhållen gästupplevelse, samtidigt som vi frigör tid för det som betyder mest: mötet med gästen.”

Jenny lyfter också fram paketering och förbättringarna av webbplatsen som en avgörande konkurrensfördel:
”För oss som destinationshotell är paketering helt avgörande, och tack vare integrationen mellan VisBook och BookVisit kan vi enkelt skapa, marknadsföra och sälja attraktiva paket direkt online. Det stärker både vår digitala närvaro och vår konkurrenskraft på marknaden.”