De tre eiendommene er en del av en familieeid hotellgruppe med tre særegne destinasjoner: Hedenlunda Slott i Sörmland, Badhotellet i Tranås og Strandvillan i Ljunghusen. Hver eiendom tilbyr en unik opplevelse. Hedenlunda Slott er et historisk slott med røtter som strekker seg flere hundre år tilbake. Badhotellet er et av Sveriges eldste spa-hoteller. Strandvillan er et eksklusivt boutiquehotell ved havet i Sør-Sverige.
Hotellgruppen gikk nylig live med VisBook etter å ha vært mangeårige brukere av HotSoft, og ser allerede fordelene med et alt-i-ett-system og en tettere integrasjon med BookVisit som en del av Visit-økosystemet.
Christopher Hamilton, CEO for de tre eiendommene, forklarer at både Hedenlunda Slott og Badhotellet hadde brukt HotSoft i mer enn 15 år. Selv om systemet fungerte, begynte det etter hvert å holde hotellene tilbake.
«Problemet er at det er utdatert,» forklarer Christopher.
«Brukergrensesnittet føles gammeldags, det tar lang tid å lære opp nye ansatte, og vi måtte drifte kostbare serverløsninger på hvert enkelt hotell.»
En annen utfordring var integrasjonen. Gruppen har lenge brukt BookVisit for direkte salg, men kombinasjonen med HotSoft skapte mye manuelt og tidkrevende arbeid.
«Så snart vi satte opp en ny pakke i BookVisit,» forteller Christopher, «måtte vi sette den opp på nytt i HotSoft – og det var mye manuelt arbeid. Det kunne ta en halvtime å håndtere én booking, og det er rett og slett ikke bærekraftig.»
I tillegg kjørte restaurantene på separate systemer, noe som førte til at salgsdata ble spredt og fragmentert.
«Vi hadde ingen reell oversikt når salget var delt på flere ulike plattformer,» legger han til.
Hotellgruppen vurderte flere PMS-systemer, men VisBook skilte seg raskt ut. Den avgjørende faktoren var systemets evne til å integreres sømløst med BookVisit, samtidig som det gir én samlet oversikt over hotell-, restaurant- og konferansedriften.
«Vi så på tre ulike systemer og inkluderte avdelingsledere i prosessen,» forteller Christopher Hamilton.
«Fra et ledelsesperspektiv er oversikten VisBook gir oss helt uslåelig. Jeg kan sitte på PC-en og i sanntid se alt – fra kaffessalg til hvor mange tilbud som venter. Det er helt umulig i HotSoft.»
Å bytte og implementere nye systemer på tvers av tre hoteller er ingen liten oppgave, men Christopher trekker frem onboardingprosessen som eksepsjonell.
«Kristin, vår onboarder, var helt fantastisk. Strukturert, tydelig, tålmodig – det kunne ikke vært gjort bedre. Vi er en liten organisasjon uten IT-ansvarlig, så hver hotellsjef har mange roller. Onboardingen fra VisBook gjorde det mulig for oss å håndtere en så stor endring på en smidig måte.»
Alle tre hotellene gikk over til VisBook i løpet av ett år – først Hedenlunda, deretter Strandvillan, og til slutt Badhotellet.
«Prosessen har vært veldig smidig, og vi har følt oss sett som kunder hele veien,» avslutter Christopher.
En av de mest merkbare forbedringene har vært reduksjonen i manuelt administrasjonsarbeid, spesielt for resepsjons- og bookingpersonalet.
Christopher forteller:
«Nå kan vi lage et tilbud for en stor gruppe som skal på spahelg på bare noen sekunder. Tidligere kunne det ta en halv dag. Det frigjør resepsjonen til å fokusere på gjestene i stedet for systemene.»
Integrasjonen mellom VisBook og BookVisit har også fjernet behovet for dobbeltarbeid. Bestillingene flyter nå sømløst mellom systemene, noe som sparer både tid og ressurser.
En annen tydelig gevinst er restaurantreservasjonene.
«Den innebygde bordreservasjonen har helt klart bidratt til økt salg,» forklarer Christopher.
«Gjestene kan enkelt booke bord på nett, restaurantsjefen kan se tilgjengeligheten i sanntid, og vi kan styre gjestene til tidlige eller sene bordsettinger for å maksimere kapasiteten. Det er en stor forbedring fra før.»
Opplæring av nye ansatte har blitt betydelig enklere takket være VisBooks intuitive grensesnitt, og fordelene merkes tydelig.
«Det har forenklet arbeidet i resepsjonen og med booking,» sier Christopher, og legger til at de ansatte nå kan fokusere mer på gjestene – og mindre på systemet.
Ricki Galczewski, hotellsjef på Hedenlunda Slott, er enig og fremhever hvor mye enklere VisBook er å bruke for sesongansatte i restauranten. Han trekker særlig frem systemets hastighet og moderne løsninger, som en klar forbedring fra deres tidligere system.
Når det gjelder overgangen til VisBook, er Christopher tydelig:
«For eiere og ledelse er forskjellen i oversikt helt usammenlignbar. Du får sanntidsinnsikt i salg, tilbud og fakturaer på tvers av alle hotellene – noe HotSoft rett og slett ikke kunne levere. Fra et ledelsesperspektiv er det en selvfølge.»
For Christopher handler byttet imidlertid ikke bare om systemet, men også om partnerskapet.
«Det som overrasket meg mest, var den personlige oppfølgingen i onboardingen. Selv om VisBook har vokst mye, følte vi oss fortsatt sett som kunder – og det betyr mye.»
